Privacybeleid

Privacyverklaring van de Nationale Epagneul Breton Club België vzw

1. Algemeen

De Nationale Epagneul Breton Club België vzw (hierna: “NEBCB”), met
maatschappelijke zetel gevestigd te 2480 Dessel, Goormansdijk 11,
met ondernemingsnummer 0787.977.619, hecht veel waarde aan de
bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt
gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en
transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en
hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw
privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met
persoonsgegevens.
Als NEBCB vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw
persoonsgegevens.
De NEBCB vzw houdt zich dan ook in alle gevallen aan De Verordening
(EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de
Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband
met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije
verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG
(Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de nationale
wetgeving ter uitvoering van deze Verordening.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in
algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te
nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
De NEBCB vzw
Goormansdijk 11
2480 Dessel
nebcbelgium@gmail.com

2. Betrokkenen - categorieën van persoonsgegevens – rechtsgronden en
doeleinden verwerking – bewaartermijn persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door de NEBCB vzw verzameld en verwerkt
op basis van verschillende doeleinden en rechtsgronden.
Dit brengt met zich mee dat:
- wij uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in
  overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
  Deze doeleinden en categorieën van persoonsgegevens
  worden hieronder beschreven in deze Privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel
  die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden
  waarvoor ze worden verwerkt;
- de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan
  noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden
  verwerkt.
De NEBCB vzw verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens van
de hieronder opgesomde betrokkenen en dit ten behoeve van de
volgende doeleinden en rechtsgronden:

1. Gegevens van contactpersonen:

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een
digitaal bestand: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm-
nummer, e-mail en geboortedatum.
De NEBCB vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van
de volgende rechtsgronden:
- omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om
  deze persoonsgegevens te verwerken;
- omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een
  wettelijke of reglementaire verplichting van de NEBCB vzw;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van
  de gerechtvaardigde belangen van de NEBCB vzw dan wel
  voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
- De NEBCB vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de
  volgende welbepaalde doeleinden:
- voor de communicatie naar het publiek teneinde
  belanghebbenden de mogelijkheid te geven contact te nemen
  met de club;
- voor de communicatie binnen de club (bv. nieuwsbrieven,
  interne wijzigingen);
- ter preventie van fraude (bv. bij wedstrijden/tentoonstellingen
  erkend door de NEBCB);
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
- De gegevens zijn enkel toegankelijk voor het bestuur van de club en
  voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT- en
  netwerkbeveiliging.
- De persoonsgegevens die door contactpersonen worden aangeleverd,
  worden ten laatste één maand nadat het verzoek tot uitschrijving werd
  ontvangen, definitief verwijderd.

2. Gegevens van leden van de club

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een
digitaal bestand: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm-
nummer, e-mail, geboortedatum, taalstelsel van de betrokken leden.
De NEBCB vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van
de volgende rechtsgronden:
- omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om
  deze persoonsgegevens te verwerken;
- omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een
  wettelijke of reglementaire verplichting van de NEBCB vzw ;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van
  de gerechtvaardigde belangen van de NEBCB vzw dan wel
  voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
De NEBCB vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de
volgende welbepaalde doeleinden:
- voor de interne communicatie binnen de vereniging;
- voor het versturen van nieuwsbrieven;
- voor de deelname door deze leden aan
  wedstrijden/tentoonstellingen/activiteiten van de club;
- ter preventie van fraude (bv. bij wedstrijden/tentoonstellingen
  erkend door de NEBCB);
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging;
- ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst met de
  betrokken verzekeringsinstelling met het oog op het
  verzekeren van de leden van de aangesloten clubs en het in
  die zin opmaken van licentiekaarten.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor het bestuur van de club en
voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT- en
netwerkbeveiliging.
De persoonsgegevens die door leden worden aangeleverd, worden ten
laatste één maand nadat het verzoek tot uitschrijving werd ontvangen,
definitief verwijderd.
Door zich lid te maken bij de NEBCB vzw, gaat betrokkene akkoord dat
haar/zijn persoonsgegevens op de hierboven beschreven manier
behandeld en bewaard worden.

3. Gegevens van deelnemers aan activiteiten

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een
digitaal bestand en in hard kopij: naam, voornaam en adres.
De NEBCB vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van
de volgende rechtsgronden:
- omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om
  deze persoonsgegevens te verwerken;
- omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een
  wettelijke of reglementaire verplichting van de NEBCB vzw;
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van
  de gerechtvaardigde belangen van de NEBCB vzw dan wel
  voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
De NEBCB vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de
volgende welbepaalde doeleinden:
- voor het versturen van nieuwsbrieven;
- voor het versturen van brieven van algemeen en persoonlijk
  belang (bv. na inschrijving voor een
  wedstrijd/tentoonstelling/activiteit erkend door de NEBCB
  vzw;
- ter preventie van fraude (bv. bij de inschrijving en/of
  deelname aan wedstrijden/tentoonstellingen erkend door de
  NEBCB vzw);
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de deelnemers, voor het
bestuur van de NEBCB vzw, voor de sectieleden (voorzitter, secretaris,
adjunct-secretaris) van de KKUSH en VdA. Toegang tot deze
persoonsgegevens kan ook steeds worden bekomen door de IT-
verantwoordelijken ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
Indien de deelnemers zich hebben ingeschreven via een papieren
inschrijvingsformulier, dan zullen deze gegevens toegankelijk zijn voor
de sectieleden van de KKUSH en VdA, als ook voor het bestuur van de
club.
Indien in voornoemd geval de deelnemer inzage dan wel aanpassing
wenst van zijn persoonsgegevens, dan kan dit door het richten van een
verzoek aan de NEBCB vzw volgens de procedure opgenomen in titel V.
“Rechten van de betrokkenen”.
De gegevens worden vijf jaar in hard kopij en digitaal bewaard. Nadien
zal de NEBCB vzw de gegevens definitief verwijderen.

Door in te schrijven voor een activiteit bij de NEBCB vzw, gaat de deelnemer
akkoord met het feit dat zijn persoonsgegevens op de hierboven beschreven
manier behandeld en bewaard worden. De club ziet erop toe dat elke deelnemer
aan activiteiten van de club, zich uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord verklaart
met huidige privacyverklaring van de NEBCB vzw.

4. Gegevens van personen via het contactformulier op de website:

De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een
digitaal bestand: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer of
gsm-nummer.
De NEBCB vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van
de volgende rechtsgrond:
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van
  de gerechtvaardigde belangen van de NEBCB vzw.
- De NEBCB vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de
  volgende welbepaalde doeleinde:
- voor het beantwoorden van de vraag die de betrokkene heeft
  gesteld aan de NEBCB vzw.
De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de NEBCB vzw en voor de IT-
verantwoordelijken ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging
Nadat de door de betrokkene via deze weg gestelde vraag definitief
werd beantwoord en de betrokkene hier geen verder gevolg meer heeft
aan gegeven - zullen de betrokken persoonsgegevens onmiddellijk
worden verwijderd.

3. Geen openbaarmaking van persoonsgegevens aan derden

De NEBCB vzw zal de verkregen persoonsgegevens niet openbaar
maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is voor de
uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden:
Zo doet de NEBCB vzw beroep op een derde partij voor:
- het onderhoud, optimalisering en update van de website en
  van de mailserver;
- databankbeheer;
- het houden van de boekhouding;
Onverminderd het voorgaande is het evenwel mogelijk dat de NEBCB
vzw de verkregen persoonsgegevens openbaar maakt aan bevoegde
autoriteiten:
- wanneer de NEBCB vzw hiertoe verplicht is op grond van de
  wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige
  gerechtelijke procedure en
- ter vrijwaring en verdediging van de rechten van de NEBCB.
- Alle personen die namens de NEBCB vzw van uw gegevens kennis
  kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Onze
  medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming
  van persoonsgegevens.

4. Passende technische en organisatorische maatregelen

De NEBCB vzw neemt passende technische en organisatorische
maatregelen om de persoonsgegevens van de betrokkenen te
beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen
toevallig verlies evenals iedere andere niet toegelaten verwerking van
persoonsgegevens.

5. Rechten van de betrokkenen

De betrokkene kan te allen tijde rechten kosteloos uitoefenen met
betrekking tot de verwerking van diens persoonsgegevens. Deze
rechten zijn als volgt:
- recht op inzage tot de persoonsgegevens;
- recht op rectificatie, vervolledigen of update van de
  persoonsgegevens;
- recht op schrapping van persoonsgegevens;
- recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens
  voor zover daartoe enige grond bestaat;
- recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
- recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van
  persoonsgegevens.
Indien de betrokkene geen nieuwsbrieven wenst te ontvangen, dan kan
deze zich op elk moment uitschrijven door een e-mail te sturen naar de
NEBCB vzw via nebcbelgium@gmail.com .
Om voornoemde rechten te kunnen uitoefenen en om elke
ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te
voorkomen, dient de betrokkene aan de NEBCB vzw een bewijs van
diens identiteit te verschaffen. De NEBCB vzw vraagt dan ook om bij de
uitoefening van deze rechten een kopie van de voorzijde van de
identiteitskaart toe te voegen aan de schriftelijke aanvraag van de
betrokkene.
De NEBCB vzw zal de aanvraag beantwoorden binnen redelijke termijn
en uiterlijk binnen de 30 dagen. Gelieve er rekening mee te houden dat
deze periode slechts begint te lopen wanneer de NEBCB vzw de
aanvraag heeft ontvangen en alle vereiste informatie om te voldoen
aan de aanvraag, ontvangen heeft.
De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door een verzoek te richten
aan de NEBCB vzw via nebcbelgium@gmail.com of per brief op haar
maatschappelijke zetel.

6. Update privacyverklaring

De NEBCB vzw is gerechtigd om deze privacyverklaring te updaten
door een nieuwe versie te plaatsen op de website. Het is in dat kader
dan ook aanwezen om regelmatig de website en de betreffende pagina
waarop de privacyverklaring wordt weergegeven, te raadplegen om
zeker te zijn dat u kennis heeft van mogelijke wijzigingen.
Elke aanpassing zal evenwel worden gepubliceerd op de website.